Biasakan Berencana Sebelum Bekerja

MENGAPA--Latar Belakang
Kebiasaan mengerjakan tugas harian tanpa ada proses duduk merencanakan, hanya sekadar mengalir begitu saja, membuat kita rawan terjebak dalam rutinitas yang sia-sia. Sehingga, yang kita dapat hanyalah perasaan lelah, terkuras, dimanfaatkan, tanpa ada sesuatu yang mencerahkan atau menumbuhkan.

APA--Usulan Solusi
Saya mengusulkan untuk membuat perencanaan sebelum terjun (ambyur) dalam kerja harian. (Ini pula yang sering disampaikan oleh Pak Direktur kepada semua civitas hospitalia RS Bethesda Yogyakarta)

BAGAIMANA--Langkah-langkah/ Strategi Pelaksanaan

• Ambil waktu (sekitar 10-15 menit) dan tempat yang cukup tenang, tidak terburu-buru.
• Siapkan alat tulis (kertas dan pena/bolpoin lebih baik daripada gawai).
• Pikirkan/imajinasikan apa saja yang hendak dilakukan atau dicapai pada hari itu.
• Tuliskan satu demi satu hal yang terlintas di pikiran sedetil mungkin. Gambar kotak kecil di masing-masing poin untuk tempat membubuhkan tanda centang. Tanda centang nanti dibubuhkan setelah target tercapai. (Alami dan rasakan sensasi rasa puas saat mencentang).
• Siap menjalani hari dengan panduan daftar tilik (ceklis) yang sudah dibuat.

CONTOH--Cara saya merencanakan kegiatan harian di RS Bethesda Yogyakarta
Saya senang bereksperimen, mencoba hal-hal baru dari bacaan-bacaan yang menawarkan ide untuk meningkatkan kualitas kerja. Salah satu ide yang saya kembangkan adalah membuat daftar tilik/ceklis kerja pribadi setiap hari. Sebagai persiapan, saya suka membeli buku agenda khusus (merk tertentu) di toko legendaris di Jalan Solo (baca: Gardena). Di buku tersebut, saya kerjakan langkah-langkah yang sudah saya tuliskan di atas. Misalnya pada hari Senin tanggal 10 Juni 2019, saya menulis rencana kegiatan dan target yang mau saya kerjakan dan penuhi sebagai berikut:

• Ibadah Pentakosta
• Menyelesaikan laporan IMUT (indikator mutu) dan sarmut (sasaran mutu) IRNA (Instalasi rawat inap): visite DPJP Mei 2019 dan 3 sarmut IRNA
• Menentukan IMUT/sarmut IRNA terkait PPK/CP prioritas: bedah (IDO--infeksi daerah operasi) dan kardiologi (?)
• Audit terbuka form edukasi (sekalian ke Ruang Timur)
• Data visite DPJP excell selama 3-6 bulan --> minta IT kirim email
• Rekap dan sort data audit RM tertutup
• PR tugas kelompok MMR (kuliah)--> DD: 14/6/2019
• Inventarisasi regulasi IRNA yang akan direview dan revisi
• Susun timeline/jadwal kegiatan IRNA selama 6 bulan --> excell

Saya pun mencoba metode baru dalam mendokumentasikan kegiatan dan pencapaian target harian saya di RS Bethesda. Selain menuliskan poin-poin perencanaan, saya tuliskan pula poin-poin pelaksanaan/kegiatan saya sepanjang hari, dari waktu ke waktu, sedetil mungkin, tentu saja yang berkaitan langsung dengan kinerja pelayanan RS. Berikut ini kegiatan yang berhasil saya dokumentasikan, masih di buku agenda yang sama:

• 07.30--Ibadah Pentakosta
• 09.00--Sarmut IRNA; IMUT DPJP
• 10.15--minta TTD dr. DV
• 10.30--KMKP: asesmen nyeri di ruangan supaya ditingkatkan sesuai dengan kondisi pasien
• 10.40--mengisi kuesioner MMR-IT
• 11.00--membuka disposisi: dr. WF--> BPJS; penawaran paket persalinan bagi peserta managed care
• 11.15--diskusi tentang IMUT lokal untuk area prioritas
• 12.00--audit terbuka form edukasi di R.D & R.F --> menjawil dr. Winny F, Sp.P untuk mengisi form edukasi
• 14.30--pulang...

Komentar:

Apa yang saya contohkan di atas adalah bentuk sederhana dari perencanaan dan pelaksanaan uraian tugas dan wewenang dalam kerja harian. Prinsip yang sama dapat diterapkan pula pada pelaksanaan (implementasi) standar nasional akreditasi rumah sakit (SNARS) di masing-masing gugus tugas/ bidang/ bagian/ ruangan atau secara pribadi. Khusus untuk proses pelayanan/kerja di ruangan, kita sesungguhnya sangatlah terberkati dengan lengkapnya "infrastruktur" elektronik maupun manual (kertas). Formulir-formulir rekam medis, misalnya. Jika kita perhatikan dengan cermat, di dalamnya sudah mencakup proses perencanaan dan pelaksanaan. Ada yang berupa ceklis yang tinggal dicentang, ada pula yang berupa kolom-kolom kosong yang tinggal diisi. Formulir apa pun itu (asesmen, CPPT, askep, edukasi, informed consent, dsb) sudah tersedia dengan cukup baik dan desainnya pun cukup cantik (kata surveior KARS--keperawatan--- yang saya dengar sendiri). Kurang apa coba? 

Yang masih menjadi pekerjaan rumah kita bersama adalah konsistensi kita semua dalam mengisi semua formulir itu secara lengkap dan tepat. Bukan sekadar mengisi supaya dinilai oleh surveior tujuan kita, melainkan supaya kita semua paham, menghayati, dan mengalami dengan sepenuhnya bagaimana bekerja yang sejati. Bekerja bukan sekadar menghabiskan waktu, atau mendapat gaji untuk memenuhi kebutuhan, apalagi hanya untuk gengsi; melainkan bekerja dengan kesadaran bahwa kerja kita itu untuk Tuhan, bukan untuk manusia. Karena untuk Tuhan, maka sudah selayaknyalah kita kerjakan dengan persiapan yang cukup. Selain itu, kerja untuk Tuhan itu mendatangkan kepuasan batin manakala rencana dapat terlaksana. Di situlah letak pentingnya menulis apa yang kita kerjakan dan kerjakan apa yang kita tulis. Ada rasa puas yang kita rasakan bersama saat kita mendapati kerja kita terdokumentasi secara baik, lengkap, dan tepat. Kepuasan yang sejati, tidak hanya dirasakan oleh para auditor, PIC bab, manajer; tetapi juga dirasakan oleh semua... Ya, semua! Karena kita semua telah sama-sama mengerjakan bagian masing-masing dan juga berkolaborasi untuk kepentingan pasien dan keluarganya yang kita layani bersama. Maka, upah yang kita terima sejatinya adalah upah surgawi yang tak terlukiskan, yang tak tergantikan oleh harta kekayaan duniawi. (wah, jadi melantur)

Intinya, mari kita mulai melakukan dan membiasakan hal yang baik dan benar, bukan membenarkan hal yang biasa. Mari kita biasakan bekerja dengan tujuan/ sasaran yang terukur. Tolong dulu, urusan belakang (motto kita bersama). Rencanakan dulu, lalu kerjakan, evaluasi dan perbaikan/ peningkatan mutu kemudian (ingat proses PDSA-plan, do, study, act). 

Tulisan yang awalnya pendek tapi kemudian melantur panjang ini saya akhiri dengan mengutip perkataan dari Firman Tuhan berikut ini (sebagai penyemangat):

Apa pun yang kamu perbuat, perbuatlah dengan segenap hatimu seperti untuk Tuhan dan bukan untuk manusia. (Kolose 3:23)